○酒田市文化資料館光丘文庫資料収集管理要綱
(令和6年3月25日告示第223号)
(趣旨)
第1条　この告示は、酒田市文化資料館光丘文庫(以下「文化資料館」という。)が、酒田市文化資料館光丘文庫設置管理条例(令和6年条例第9号)第1条に規定する酒田の歴史及び文化に関する資料の収集及び管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この告示において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　収集　資料を購入、複製、所属替え若しくは寄贈によって取得すること又は資料の寄託を受けることをいう。
(2)　登録　収集した資料を資料台帳に記録することをいう。
(3)　収蔵資料　文化資料館が収集し、登録した資料をいう。
(4)　所蔵資料　収蔵資料のうち購入、複製、所属替え又は寄贈によって取得したものをいう。
(5)　寄託資料　収蔵資料のうち寄託を受けたものをいう。
(6)　保管　収蔵資料の滅失及び毀損を防ぎ、その価値を保全することをいう。
(7)　除籍　収蔵資料の用途を廃止し、資料台帳から記録を削除し、登録を抹消することをいう。
(基本方針)
第3条　文化資料館の資料管理に関する基本方針は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1)　本市の歴史及び文化の継承、市民の教養の向上並びに学術及び文化の発展に寄与する資料を収集すること。
(2)　収蔵資料を常に良好な状態で展示し、調査研究その他に利用することができるよう保管すること。
(3)　収蔵資料の適切な構成の維持に努めるとともに、市民等の共通の財産として有効に活用すること。
(収集)
第4条　資料を収集しようとするときは、その価値及び希少性を調査するとともに、収蔵資料と照合の上、収集する必要性を十分に検討しなければならない。
2　収集する資料は、次の各号に掲げるとおりとする。ただし、既に同種の収蔵資料を登録している場合は、この限りでない。
(1)　本市に関する歴史、民俗、郷土史及び考古等の資料
(2)　本市の歴史、文化の変遷を知る上で、特に必要と認められる資料
(3)　展示、調査研究その他に利用する資料として特に必要と認められる資料
(4)　その他、市長が収集することが適当と認める資料
3　市長は、資料の寄贈又は寄託の申出があったときは、その由来等を調査するとともに、当該資料が、前項各号に該当するか十分な調査を行い、受否を決定するものとする。
4　市長は、寄贈又は寄託による収集に要する費用を負担することができる。
(登録及び保管)
第5条　市長は、資料を収集したときは、資料台帳に必要事項を記録及び保存し、展示、調査研究その他に利用するため、収蔵資料として登録しなければならない。
2　市長は、収蔵資料を良好な状態で保管するとともに、適時に点検及び調査を行い、その所在及び状態を確認しなければならない。
(廃棄)
第6条　市長は、収蔵庫及び書架の合理的利用を図るとともに、適切な所蔵資料の構成を維持するため、その価値を失ったと認められる資料その他の所蔵することが適当でないと認められる資料を廃棄することができる。
2　廃棄する所蔵資料は、次の各号のいずれかに該当するものとする。
(1)　汚損又は破損の程度が著しく、原形に復旧することが明らかに不可能であり、その価値を失ったと認められる資料
(2)　時間の経過等により陳腐化したため、その価値を失ったと認められる資料
(3)　同種の資料を複数所蔵している場合において、利用可能性がなく複数所蔵する必要がないと認められるもの
(4)　資料の態様、構成及び利用頻度並びに文化資料館の収蔵能力その他の事情を考慮して、所蔵することが適当でないと認められる資料
(5)　その他市長が廃棄することが適当と認める資料
(返還等)
第7条　市長は、寄託資料の寄託期間の満了日までに、寄託者に当該資料を返還しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、寄託者が寄託資料の引取りをしないときは、市長は当該資料を処分することができる。
3　市長は、寄託資料の返還又は処分に要する費用を負担することができる。
(除籍)
第8条　市長は、所蔵資料を廃棄したとき、又は寄託資料を返還若しくは処分したときは、除籍しなければならない。
2　市長は、次に掲げる収蔵資料を除籍することができる。
(1)　第5条第2項に規定する点検及び調査の結果、所在不明又は資料台帳への誤登録であることが判明した資料で、除籍することが適当と認められるもの
[第5条第2項]
(2)　貸出期間中に紛失した資料で、現物弁償が不能なもの
(3)　予期し得ない災害その他の事故により滅失した資料
(4)　その他市長が除籍することが適当と認める資料
(その他)
第9条　この告示に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附　則
この告示は、令和6年5月18日から施行する。